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Es importante que las empresas obligadas a llevar contabilidad, conozcan los plazos y formas de cómo deben conservarla según las regulaciones fiscales; para que puedan tenerla a disposición de las autoridades en caso de que ejerzan sus facultades de revisión.

En lo referente al plazo de conservación, el plazo general es de 5 años; la fecha a partir de cuándo empieza el conteo de dicho plazo varía según los casos señalados en las disposiciones fiscales.

Cuando se trate de documentación de actas constitutivas de personas morales, contratos de asociación en participación, actas de aumento o disminución de capital de la sociedad, actas de fusión o escisión de sociedades, constancias de distribución de dividendos o utilidades, entre otros, así como las declaraciones de pagos provisionales o anuales y pago de contribuciones federales como las cuotas del IMSS, RCV e INFONAVIT, dicha documentación deberá conservarse durante todo el tiempo en que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

Ahora bien, en cuanto a “como” conservarla; con el manejo actual de la información y documentos fiscales a través de formato electrónicos, como son los CFDI, el resguardo de dicha documentación e información se lleva a cabo a través de los dispositivos de almacenamiento electrónicos, como son las computadoras, servidores, unidades de almacenamiento externo, etc, conservando en papel solo cierta documentación como las actas de la sociedad, contratos, entre otros documentos análogos.

Finalmente, las recomendaciones a las empresas y contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad, es que realicen una conciliación de sus actos y operaciones con las disposiciones fiscales en esta materia, para determinar los plazos en que deben conservar cada documentación e información; y en lo relacionado al almacenamiento en dispositivos electrónicos, definan en sus políticas internas la ubicación, clasificación y respaldo de la información acorde a las disposiciones fiscales, para asegurar su identificación y resguardo de su integridad.

Para mayor información respecto al tema, no dudes en contactarnos.
 

2.3.19 Compensación de cantidades a favor generadas hasta el 31 de diciembre de 2018

Para los efectos del artículo 25, fracción VI de la Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal de 2019, en relación con los artículos 23, primer párrafo del CFF y 6, primer y segundo párrafos de la Ley del IVA, los contribuyentes obligados a pagar mediante declaración que tengan cantidades a su favor generadas al 31 de diciembre de 2018 y sean declaradas de conformidad con las disposiciones fiscales, que no se hubieran compensado o solicitado su devolución, podrán optar por compensar dichas cantidades contra las que estén obligados a pagar por adeudo propio, siempre que deriven de impuestos federales distintos de los que causen con motivo de la importación, los administre la misma autoridad y no tengan destino específico, incluyendo sus accesorios. Al efecto bastará que efectúen la compensación de dichas cantidades actualizadas, conforme a lo previsto en el artículo 17-A del CFF, desde el mes en que se realizó el pago de lo indebido o se presentó la declaración que contenga el saldo a favor, hasta aquel en que la compensación se realice.

Los contribuyentes que apliquen lo dispuesto en la presente regla deberán presentar el aviso a que se refiere el artículo 23, primer párrafo del CFF, en los términos previstos en la regla 2.3.10., sin que le sea aplicable la facilidad contenida en la regla 2.3.13.
CFF 23, LIVA 6, LIF 2019 25, RMF 2018 2.3.10.

Uno de los errores más comunes en materia fiscal, es considerar que la contabilidad se encuentra integrada solamente por asientos, sistemas y registros contables, ya que para efectos fiscales, el propio Código Fiscal de la Federación así como su Reglamento, nos indica que los elementos que integran la contabilidad para efectos fiscales son mucho más amplios.

Dichas legislaciones nos mencionan, que además de los libros, sistemas y registros contables, también es parte de la contabilidad, los papeles de trabajo, libros y registros sociales, contratos de trabajo del personal, avisos o solicitudes ante el RFC, declaraciones de impuestos, documentación comprobatoria de registros, así como toda la documentación relacionada con el cumplimiento de obligaciones fiscales, aunado a la que acredite los ingresos y deducciones de los contribuyentes.

Por lo tanto, no solo forma parte de la contabilidad la información y documentación de índole financiero, sino también la legal, laboral y fiscal que respalde los propios asientos contables realizados, así como el cumplimiento de las distintas obligaciones fiscales a las que se esté sujeto.

En este sentido cuando las distintas legislaciones fiscales hagan alusión a la obligación de los contribuyentes de llevar contabilidad, se debe de considerar la definición e integración de la misma para efectos fiscales para dar cumplimiento con dicha obligación y sus derivadas, ya que de lo contrario, se estaría en una omisión ante las autoridades hacendarias al momento de que las mismas soliciten la contabilidad o el cumplimiento de distintas obligaciones relacionadas a la misma.

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