Es importante que las empresas obligadas a llevar contabilidad, conozcan los plazos y formas de cómo deben conservarla según las regulaciones fiscales; para que puedan tenerla a disposición de las autoridades en caso de que ejerzan sus facultades de revisión.
En lo referente al plazo de conservación, el plazo general es de 5 años; la fecha a partir de cuándo empieza el conteo de dicho plazo varía según los casos señalados en las disposiciones fiscales.
Cuando se trate de documentación de actas constitutivas de personas morales, contratos de asociación en participación, actas de aumento o disminución de capital de la sociedad, actas de fusión o escisión de sociedades, constancias de distribución de dividendos o utilidades, entre otros, así como las declaraciones de pagos provisionales o anuales y pago de contribuciones federales como las cuotas del IMSS, RCV e INFONAVIT, dicha documentación deberá conservarse durante todo el tiempo en que subsista la sociedad o contrato de que se trate.
Ahora bien, en cuanto a “como” conservarla; con el manejo actual de la información y documentos fiscales a través de formato electrónicos, como son los CFDI, el resguardo de dicha documentación e información se lleva a cabo a través de los dispositivos de almacenamiento electrónicos, como son las computadoras, servidores, unidades de almacenamiento externo, etc, conservando en papel solo cierta documentación como las actas de la sociedad, contratos, entre otros documentos análogos.
Finalmente, las recomendaciones a las empresas y contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad, es que realicen una conciliación de sus actos y operaciones con las disposiciones fiscales en esta materia, para determinar los plazos en que deben conservar cada documentación e información; y en lo relacionado al almacenamiento en dispositivos electrónicos, definan en sus políticas internas la ubicación, clasificación y respaldo de la información acorde a las disposiciones fiscales, para asegurar su identificación y resguardo de su integridad.
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